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Stellenausschreibung Sekretär (m/w/d)

Grabfeld, den 31.01.2019

Die Gemeinde Grabfeld im Landkreis Schmalkalden-Meiningen (13 Ortsteile mit ca. 5.700 Einwohnern) beabsichtigt zum 01.04.2019 die Einstellung eines

 

Sekretärs mit Sachbearbeitungsaufgaben (m/w/d).

 

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

  • allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Schreibarbeiten,  Postein- und -ausgang, Terminkoordination und -überwachung, Datenpflege, Gästeempfang und -betreuung, Telefondienst, allgemeine Organisationsaufgaben, Ablage)
  • Organisation von Besprechungen, Mitarbeit bei der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen
  • Sitzungsdienst, Führen und Erstellen von Protokollen, Präsentationsunterlagen, Tischvorlagen und Ähnlichem
  • Materialverwaltung
  • Führen der Zeiterfassung und Urlaubsakten der Mitarbeiter
  • Mitarbeit bei der Erstellung und Gestaltung der Druckvorlagen für Arbeitshilfen und Handreichungen für die Ämter
  • Schriftverkehr für die Amtsleiter, Zuarbeiten für die Sachbearbeiter
  • Management von Anfragen
  • Mitarbeit bei leichten Verwaltungstätigkeiten
  • Kontakt mit anderen Ämtern, Behörden, Personen

 

Wir erwarten:

  • eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung
  • einen sicheren Umgang mit dem PC und den einschlägigen Microsoft Office-Anwendungen, sehr gute Rechtschreibung sowie gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
  • Organisationsgeschick, Freude an selbständiger Arbeit, Teamfähigkeit
  • gute Umgangsformen, Einsatzfreude, Zuverlässigkeit, sicheres Auftreten, Diskretion
  • Belastbarkeit, Bereitschaft zur Mehrarbeit bei vorübergehend erhöhtem Arbeitsanfall und zeitliche Flexibilität, Bereitschaft zur Wahrnehmung von Terminen außerhalb der üblichen Arbeitszeit
  • Führerschein PKW

 

Wir bieten:

  • eine Anstellung im Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit (40 Std. wöchentlich) entsprechend Ausbildung und beruflichem Werdegang nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD)
  • eine vielfältige und anspruchsvolle Tätigkeit in einem kollegialen Team
  • regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten
  • betriebliche Altersvorsorge

 

Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden schwerbehinderte Menschen (m/w/d) bevorzugt berücksichtigt.

 

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung, die Sie bis spätestens 22.02.2019 richten an:

 

Gemeinde Grabfeld

Bürgermeister

Christian Seeber

Hauptstr. 28

98631 Grabfeld

 

Aus Kostengründen akzeptieren wir auch Kopien der einzureichenden Bewerbungsunterlagen. Die Bewerbungsunterlagen verbleiben bei uns und werden nicht zurückgesandt. Bei Rücksendungswunsch fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen einen frankierten Rückumschlag bei. Bewerbungskosten werden nicht erstattet.

 

Information über die Verarbeitung Ihrer Daten durch die Gemeinde Grabfeld im Rahmen des Verfahrens zur Stellenbesetzung

Mit Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass sämtliche, im Zuge der Bewerbung erfassten Bewerbungsdaten zum Zwecke der Durchführung des Auswahlverfahrens von der Gemeinde Grabfeld verwendet und Ihre Unterlagen und Daten nach Abschluss des Verfahrens sechs Monate aufbewahrt und gespeichert werden. Ihr Einverständnis können Sie schriftlich widerrufen. Nach Ablauf der Frist werden die Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerber (m/w/d) vernichtet und die persönlichen Daten gelöscht.

 

Datenerfassung

Mit Ihrer Bewerbung werden durch uns folgende personenbezogene Daten erfasst:

Name, Vorname,

Titel,

Geburtsdatum,

Alter,

Familienstand,

Privatadresse,

private Telefonnummer/E-Mail

erlernter Beruf,

letzte Tätigkeit.

 

Aus Ihren Bewerbungsunterlagen erfassen wir das Bewerbungsschreiben, den Lebenslauf, die Zeugnisse, Zertifikate, ggf. den Nachweis über eine Schwerbehinderung etc.

 

Ihre Daten werden ausschließlich für die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle innerhalb der Gemeinde verwendet und nur durch die hierzu befugten Personen an die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständigen innerbetrieblichen Stellen weitergeleitet.

Gegebenenfalls sind Ihre Daten von uns im Fall einer Konkurrentenklage offenzulegen. Abweichend davon ist eine Verwendung der Bewerbungsunterlagen für andere Zwecke als die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle nur möglich, wenn Sie uns hierfür ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilen. Sollten Sie hiervon Gebrauch machen wollen, benötigen wir eine schriftliche Einwilligungserklärung.

Nach Ablauf von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre persönlichen Daten grundsätzlich automatisch gelöscht, es sei denn, dass gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen bzw. die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist.

Abweichend davon ist eine längere Speicherung nur möglich, wenn Sie hierfür ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilt haben. Sollten Sie hiervon Gebrauch machen wollen, benötigen wir eine schriftliche Einwilligungserklärung.

 

Datensicherheit

Um die von Ihnen erhobenen Daten vor Manipulationen und unberechtigten Zugriffen zu schützen, haben wir diverse technische und organisatorische Maßnahmen getroffen.

 

Auskunftsrecht und Widerruf

Sollten Sie Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Informationen zur Berichtigung oder Löschung von Daten benötigen, wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte Frau Bühner (s.buehner@grabfeld.de).

Den Widerruf erteilter Einwilligungen können Sie in Textform per E-Mail an: info@grabfeld.de oder schriftlich an: Gemeinde Grabfeld, Hauptstraße 28, 98631 Grabfeld richten.

 

 

Grabfeld, den 11.01.2019

 

Christian Seeber

Bürgermeister